Je administratie op orde hebben: het klinkt misschien als een bijzaak, maar het is cruciaal voor een gezond bedrijf. Of je nu net gestart bent of al even bezig bent, zonder goede administratie loop je risico. Denk aan gemiste facturen, boetes van de Belastingdienst of simpelweg geen overzicht meer van je inkomsten en uitgaven.
In deze blog lees je waarom een goede administratie belangrijk is en hoe je die op orde houdt.
Waarom een goede administratie belangrijk is
Als ondernemer heb je te maken met wet en regelgeving, contractuele verplichtingen en mogelijk zelfs conflicten. Door je juridische documenten en communicatie goed te organiseren, creëer je overzicht en dek je je risico’s af.
Een juridisch sluitende administratie helpt je onder andere bij:
- Het bewijzen van gemaakte afspraken (schriftelijk vastgelegd)
- Aantonen van rechten en plichten bij geschillen
- Bescherming tegen wanbetaling of contractbreuk
- Nakomen van wettelijke bewaarplichten
Bovendien vereist de Belastingdienst dat je bepaalde documenten, waaronder overeenkomsten, minimaal 7 jaar bewaart.
Klik hier en kijk wat Ai voor je kan betekenen op juridisch gebied!
Tip 1: Structureer je juridische documenten
Gebruik een duidelijk systeem om alle juridische stukken veilig en gestructureerd op te slaan. Denk aan:
- Algemene voorwaarden: op maat gemaakt, up-to-date en juridisch sluitend
- Overeenkomsten: met klanten, leveranciers, partners of freelancers
- Privacyverklaring & verwerkersovereenkomsten (AVG)
- Bewijs van akkoord: bevestigingen per mail, ondertekende documenten, enz.
- Interne richtlijnen en policies
Een goed systeem zorgt dat je bij vragen, claims of controles direct de juiste documenten kunt aanleveren.
Tip 2: Zorg voor rechtsgeldige overeenkomsten
Mondelinge afspraken zijn rechtsgeldig, maar moeilijk te bewijzen. Zet belangrijke afspraken daarom altijd schriftelijk vast in contracten of bevestigingsmails. Denk aan:
- Leveringsvoorwaarden
- Betalingstermijnen en incassobeleid
- Aansprakelijkheidsbeperkingen
- Duur en opzegtermijnen van overeenkomsten
- Rechten bij wanprestatie of vertraging
Een standaardcontract of algemene voorwaarden is vaak niet voldoende. Pas deze aan op jouw branche en bedrijfsvoering.
Extra tip: Laat je documenten juridisch toetsen of opstellen, zodat je zeker weet dat ze standhouden bij een conflict.
Maar wat als iemand je factuur niet betaald? Vind hier de oplossing!
Juridische documenten op orde?
Een degelijke administratie beperkt zich niet tot cijfers. Zorg ervoor dat je juridische documenten up-to-date en juridisch sluitend zijn. Denk aan:
- Algemene voorwaarden
- Contracten met klanten en leveranciers
- Afspraken binnen samenwerkingen of met freelancers
Met de juiste juridische basis voorkom je discussies, aansprakelijkheidskwesties of problemen bij incasso’s.
Klaar voor een administratie die staat als een huis?
Twijfel je of jouw administratie aan de eisen voldoet? Of wil je tips over het gebruik van facturen, herinneringen of juridische documenten?
Boek een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Dit kan via het contactformulier en dan kijken we samen naar jouw administratie en juridische documenten.